5 grunner til å vurdere en delt innboks

Av Eivnd Jonassen - 3 min lesing

En gjennomsnittlig ansatt benytter mer enn fire timer per dag for å sjekke sin epost. I følge Adobe Digital Insight’s benytter vi hele 28% mer tid på å epost enn hva vi gjorde i fjor.

Å betjene felles epost adresser som salg@, support@, marked@, etc. kan være en utfordring å ha kontroll over til en hver tid. Og det er som regel dårlig business.

I utgangspunktet ble epost laget for å håndtere kommunikasjon en-til-en, men har ble over tid den mest relevante kilden for å ta kontakt med en bedrift. Derimot er det å dele en felles pålogging eller å benytte en epost liste lite effektiv, fordi;

  • Ved å benytte en delt pålogging ser man ikke hvem som har håndtert hvilke henvendelser.
  • Videresending, kopi eller blindkopi fyller kollegers epost med støy
  • Epostlister ender opp med at alle i listen får kopi av all kommunikasjon, selv om den kanskje ikke er relevant for alle.
  • support@ er tradisjonelt sett videresendt til en ansatt direkte epost konto og det vil ikke være noen andre i bedriften som ser hva som foregår.
  • Mellom delt pålogging og epostlister er det ingen som gir klart eierskap, som igjen kan resultere i at flere svar gis til samme kunde vedr. den samme henvendeksen.

Et dedikert support system som benyttes som første kontaktpunkt til din bedrit kan løse disse utfordringene.

Her gir jeg deg fem grunner til hvorfor;

#1 Forplikt deg til å besvare alle innkommmende henvendelser daglig

Eposter som blir sendt til felles epost adresser som salg@, support@, etc blir synliggjort i en felles innboks slik at du og dine kolleger kan samhandle på en mer effektiv måte.

Du kan håndtere de mest pressende oppgavene først, for så å jobbe deg gjennom innboksen for å oppnå “inbox zero”.

Du slipper å videresende, kopiere eller blindkopiere kolleger vedrørende kundehenvendelsene til bedriften.

#2 Lavere responstid

Ved å benytte en delt innboks vil de mest prikære henvendelsene håndteres først. Med tid og dato stempel for hver interaksjon, vil bedriften være i stand til å håndtere enhver henvendelse i tide, og dine kunder vil oppleve en effektiv håndtering.

#3 Se hva dine kolleger jobber med

Kolleger på tvers av avdelinger (siloer) er avhengig av åpenhet for å yte en god kundeservice. Det kan være frustrerende å ikke se den komplette interaksjonen med en kunde. Dette gjelder både internt og ikke minst eksternt for dine kunder.

Ved å benytte en delt innboks, så kan dette være med på å løse disse frustrasjonene. Alle ansatte kan få full oversikt over alle henvendelser, og kan samtidig lære fra interaksjonen de har med bedriftens kunder.

#4 Benytt ferdige maler

Ved å benytte ferdige maler tar man i bruk en av de store fordelene ved en delt innboks. Bedriften og dets ansatte kan benytte de samme malene på tvers av avdelinger og på den måten sørge for å gi en god og informativ informasjon til dine kunder.

Bedriften vil på den måten sørge for at man benytter en god “takt og tone” ved ofte stilte spørsmål fra dets kunder.

#5 Raskere opplæring av nye ansatte

Med Omnicus vil man raskere kunne lære opp nye ansatte. Man kan enkelt vise hvordan man jobber, la nye ansatte se hva som foregår på kundesenteret og samtidig se hvordan de jobber for å løse henvendelsene fra bedriftens kunder.

Ved å gi de tilgang til Omnicus kan de raskt få oversikt over alle henvendelser til bedriften – fra første arbeidsdag.

I Omnicus løser vi utfordringer som bedrifter har ved sitt kundesenter og effektivereserer samtidig hverdagen til de ansatte. Ønsker du å teste ut vår løsning, send oss gjerne en epost og fortell litt om deg og din bedrift.

Hold deg oppdatert. Motta gratis nyhetsbrev!

Beklager, en feil har skjedd!